THE GURU • FAMILY BUSINESS SOCIETY

“4I” สี่สเต็ปตัดสินใจร่วมกัน ในธุรกิจครอบครัว

บทความโดย: นวพล วิริยะกุลกิจ

                กระบวนการตัดสินใจที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดความขัดแย้งในธุรกิจครอบครัวได้ ขั้นตอนทั้ง 4 ถือเป็นแนวทางเพื่อให้ครอบครัวสามารถนำไปปรับใช้ได้ตามสถานการณ์ โดยมีหัวใจอยู่ที่การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกๆ ฝ่าย โดยผลของการตัดสินใจต้องไม่สร้าง ผู้แพ้ ผู้ชนะ มีแต่ครอบครัวเท่านั้นที่ชนะ

                การโหวตเป็นวิธีการหาข้อสรุปที่รวดเร็ว แต่ก็มีจุดอ่อนตรงที่อาจก่อให้เกิดความแตกแยกของครอบครัวหลังการโหวตได้ เพราะมี คนแพ้ คนชนะ”

                การตัดสินใจร่วมกัน ถือเป็นเรื่องท้าทายของธุรกิจครอบครัวที่กำลังเปลี่ยนผ่านจากยุคผู้ก่อตั้งไปสู่มือของทายาทผู้สืบทอด ความคิดเห็นที่แตกต่าง ความต้องการที่ไม่ตรงกัน หรือความหลังในอดีต ฯลฯ ต่างส่งผลต่อการตัดสินใจร่วมกันของเหล่าทายาท แต่เมื่อธุรกิจเป็นของทุกคน ครอบครัวจะขับเคลื่อนธุรกิจนี้ร่วมกันอย่างไร? บทความนี้ ผมได้สรุปขั้นตอนการตัดสินในร่วมกันในธุรกิจครอบครัวโดยแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

Step 1. ระบุเรื่องที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน (Identification)

            ขั้นตอนแรกของกระบวนการ 4I คือ การระบุเรื่องต่างๆ ในธุรกิจครอบครัวที่สมาชิกจะต้องตัดสินใจร่วมกัน โดยมีขั้นตอนย่อยแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่

            1.1 ระบุเรื่องที่ต้องตัดสินใจร่วมกันพร้อมจัดกลุ่ม (Grouping) - การจัดกลุ่มเรื่องที่ต้องตัดสินใจร่วมกันจะทำให้เรื่องต่างๆ ที่มีอยู่มากมาย เริ่มรวมกันเป็นกลุ่มก้อน ทำให้บริหารจัดการง่ายขึ้น เช่น การแบ่งเรื่องต่างๆ ที่ต้องตัดสินใจเป็นเรื่องครอบครัว และเรื่องธุรกิจ เป็นต้น

            1.2 กำหนดว่าใครตัดสินใจเรื่องอะไร (Decision Roles) - ใครในที่นี้ อาจเป็นบุคคล (Person) หรือคณะกรรมการ (Committee) เช่น สภาครอบครัว คณะกรรมการบริษัท ก็ได้ การตัดสินใจทั่วไปในธุรกิจครอบครัว ควรเริ่มจากการตัดสินใจร่วมกันก่อน หลังจากนั้น เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว จึงอาจมอบอำนาจให้สมาชิกคนใดคนหนึ่งมีอำนาจตัดสินใจแทนครอบครัวสำหรับเรื่องที่ต้องทำซ้ำๆ หรือเรื่องที่ไม่สำคัญเพื่อช่วยลดภาระการตัดสินใจของที่ประชุมลง

            1.3 กำหนดว่าเรื่องอะไรต้องตัดสินใจก่อน-หลัง (Prioritization) - เพราะมีเรื่องที่ต้องตัดสินใจหลายเรื่อง คำถามคือ ครอบครัวจะตัดสินใจเรื่องไหนก่อน? ระหว่างเรื่องสำคัญกับเรื่องเร่งด่วน จะตัดสินใจเรื่องไหนก่อน? และยังไงถึงเรียกว่า เรื่องสำคัญ? และยังไงถึงเรียกว่า เร่งด่วน? สมาชิกจำเป็นจะต้องมานั่งคุยกันเพื่อจัดลำดับของเรื่องต่างๆ ที่จะต้องตัดสินใจร่วมกันให้ดี

Step 2. สร้างระบบการมีส่วนร่วมของสมาชิกครอบครัว (Involvement)

            สมาชิกมีส่วนร่วมในการตัดสินใจยิ่งมากยิ่งดี แต่ยิ่งมากคนก็ยิ่งยากที่จะหาข้อสรุป แล้วเราจะทำอย่างไรดี? คำแนะนำคือให้ใช้ระบบตัวแทนกลุ่มเข้าไปมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ (Representation of interest groups) โดยเป็น ตัวแทนของ

  • สายครอบครัว
  • ผู้อาวุโส/คนรุ่นใหม่
  • สมาชิกโดยสายเลือด/สมาชิกโดยกฎหมาย (คู่สมรส บุตรบุญธรรม)เป็นต้น

            ทั้งนี้ หัวใจสำคัญของการสร้างระบบการมีส่วนร่วมอยู่ที่การสร้าง สมดุลใน 2 ระดับคือ

            2.1 สมดุลภายในคณะกรรมกา สะท้อนจำนวนและเสียงโหวตของ ตัวแทนกลุ่มในคณะกรรมการชุดต่างๆ สมดุลในระดับนี้ก็เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกถึงการมีสิทธิมีเสียงในการตัดสินใจร่วมกัน

            2.2 สมดุลระหว่างคณะกรรมการ - สำหรับธุรกิจครอบครัวที่มีคณะกรรมการหลายชุด เช่น มีสภาครอบครัว (Family Council) คณะกรรมการบริษัท (Board) คณะกรรมการบริหาร (Executive Committee) ฯลฯ การรักษาสมดุลข้ามคณะกรรมการมีความสำคัญ เช่น บ้าน A อาจจะมีสัดส่วนโหวตสูงในสภาครอบครัว แต่ก็ถูกถ่วงดุลด้วยบ้าน B ที่มีสัดส่วนโหวตสูงในคณะกรรมการบริษัทการถ่วงดุลนี้เป็นหลักทั่วไปของระบบ Checkand Balance เช่น การถ่วงดุลอำนาจสูงสุดของรัฐผ่านฝ่ายนิติบัญัติ ฝ่ายบริหาร และฝ่ายตุลาการ เป็นต้น

Step 3. กำหนดกติกาการประชุมและการลงมติ (Instruction)

            เพื่อให้การประชุมและการลงมติเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ จำเป็นที่ครอบครัวจะต้องกำหนดกติกาไว้ให้ชัดเจนเพื่อกำกับพฤติกรรมในการประชุมของสมาชิก ไม่ให้ออกนอกลู่นอกทาง และการลงมติควรมีเกณฑ์ที่ชัดเจนเพื่อไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งขึ้น

            3.1 กติกาการประชุม - กติกาการประชุมคือระเบียบทั่วไปของการประชุม เช่น การแจ้งนัดประชุมล่วงหน้า การกำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน การจำกัดเวลาการแสดงความคิดเห็นของแต่ละคนหรือแม้กระทั่งการมาประชุมตรงต่อเวลา ฯลฯ เป็นต้น โดยมีหัวใจสำคัญอยู่ที่การให้โอกาสทุกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผย เท่าเทียมกัน ภายใต้ข้อจำกัดของเวลา

            3.2 กติกาการลงมติ รูปแบบของการลงมติที่แพร่หลายที่สุดคือการ โหวตซึ่งมติของที่ประชุมอาจได้จากเสียงเอกฉันท์ (Unanimous Vote) เสียงส่วนใหญ่ (Majority Vote) หรือเสียงของคนที่ใหญ่ที่สุดในบ้าน (Unilateral Vote) เช่น พ่อหรือแม่เป็นต้นการโหวตเป็นวิธีการหาข้อสรุปที่รวดเร็วแต่ก็มีจุดอ่อนตรงที่อาจก่อให้เกิดความแตกแยกของครอบครัวหลังการโหวตได้เพราะมีคนแพ้ คนชนะ

            ทางแก้หนึ่งคือ โหวตหลังจากฟังกันอย่างตั้งใจคือทุกฝ่ายฟังกันจนเข้าใจในเหตุผลของกันและกัน และแม้ความเห็นไม่ตรงกัน แต่เมื่อมติออกมาก็เข้าใจได้ถึงเหตุผล และยอมรับได้ในมติที่ไม่ตรงใจนั้นๆ เราอาจเรียกมติที่เกิดจากการโหวตด้วยความเข้าใจนี้ว่า ฉันทามติหรือ Consensus “ฉันทามติจึงโหวตได้ แค่ต้องฟังกันก่อนจะโหวต นอกจากนี้ และแม้สุดท้ายแล้วเราจะไม่สามารถหาข้อสรุปได้ การสรุปว่า ยังไม่มีข้อสรุป ก็ถือเป็นมติที่ประชุมได้ ถือว่าทุกคนเห็นชอบร่วมกันให้พักเรื่องนี้ไว้ก่อน แล้วค่อยมาหาข้อสรุปต่อในอนาคต

            3.3 กติกาการจัดการกับอารมณ์ที่เกิดระหว่างการประชุม - น้ำเสียง ท่าทาง และคำพูดที่แสดงความไม่พอใจ ความไม่เห็นด้วยเกิดขึ้นเสมอในการประชุมครอบครัว ซึ่งครอบครัวจำเป็นจะต้องควบคุมสถานการณ์เช่นนี้ให้ได้ วิธีหนึ่งคือ การกำหนดกติกาไว้ล่วงหน้าว่าหากเกิดความขัดแย้งขึ้น หรืออารมณ์เริ่มร้อน ก็ให้มีการพักเบรก 5 นาทีก่อนกลับมาประชุมกันต่อ หรือถ้าหากความขัดแย้งเกินควบคุมก็ให้ยุติการประชุมก่อนเพื่อที่จะกลับมาหารือกันใหม่อีกครั้ง เป็นต้น

Step 4. ทำตามมติที่ประชุม (Implementation)

            คุณสำเร็จไม่ได้ถ้าไม่มีคนทำความสำเร็จของการตัดสินใจร่วมกันจะเกิดขึ้นได้เมื่อสมาชิกนำมติที่ประชุมไปดำเนินการให้เกิดผล พูดให้ง่ายก็คือ ความสำเร็จอยู่ที่ Action ไม่ใช่แค่ Decision และนี่คือ 3 คำถามที่ต้องการคำตอบเพื่อให้เกิดผลลัพธ์จากมติที่ประชุม

            4.1 ใครต้องทำอะไรจากมติที่ได้นี้? (Action) - ใคร? ทำอะไร? เมื่อไหร่? คือคำถามที่ครอบครัวจะต้องตอบให้ได้ เพื่อแปลงมติให้เป็นจริง

            4.2 ใครคือผู้รับผิดชอบ? (Accountability) - เมื่อลงมติแล้วแต่ทำไม่ได้ ใครคือผู้ที่ต้องรับผิดชอบ? คนที่ทำ? คนที่สั่งให้ทำ? หรือรับผิดชอบร่วมกัน? การกำหนดผู้รับผิดชอบจะช่วยลดปัญหา เกี่ยงกันทำหรือ ทำชนกันซึ่งจะทำให้เกิดปัญหาความขัดแย้งตามมาอีก

            4.3 จะแก้ไขมติที่ประชุมยังไง? (Adjustment) - บางครั้งเมื่อนำมติมาปฏิบัติมักจะเกิดปัญหา เช่น สถานการณ์เปลี่ยน หรือข้อเท็จจริงไม่เหมือนกับที่ประชุม ฯลฯ ผู้นำมติไปปฏิบัติที่ประสบปัญหาจะต้องนำเรื่องเข้าที่ประชุมครอบครัวอีกครั้ง ยกเว้นที่ประชุมได้วางกรอบของมติให้มีความยืดหยุ่นได้ตามสถานการณ์ และมอบอำนาจให้ผู้ปฏิบัติสามารถปรับเปลี่ยนได้ภายในกรอบที่วางไว้ทั้งนี้ การแก้ไขมติโดยไม่ผ่านการตัดสินใจร่วมกันอีกครั้งโดยพลการอาจส่งผลให้เกิดความขัดแย้งได้

4I กระบวนการตัดสินใจอย่างมีส่วนร่วม 4 ขั้นตอน




ที่มา : Family Business Asia | Photo Cr.: Prostock-studio/Shutterstock.com

            กระบวนการตัดสินใจที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดความขัดแย้งในธุรกิจครอบครัวได้ ขั้นตอนทั้ง 4 ถือเป็นแนวทางเพื่อให้ครอบครัวสามารถนำไปปรับใช้ได้ตามสถานการณ์ โดยมีหัวใจอยู่ที่การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกๆ ฝ่าย โดยผลของการตัดสินใจต้องไม่สร้าง ผู้แพ้ ผู้ชนะ มีแต่ครอบครัวเท่านั้นที่ชนะ

เกี่ยวกับนักเขียน

นวพล วิริยะกุลกิจ ผู้อำนวยการสถาบันธุรกิจครอบครัวแห่งเอเชีย (Family Business Asia) ผู้อำนวยการสถาบันธุรกิจครอบครัวแห่งเอเชีย (Family Business Asia) ผู้ประกอบการ นักเขียน และนักเดินทาง แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ นวพล ได้ที่ Fan page: Family Business Asia

อ่านบทความทั้งหมดของนักเขียน